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Quel est le fonctionnement de la note de frais ?

Vous êtes salarié et vous avez effectué des dépenses avec des frais importants dans l’intérêt de votre employeur ? Vous avez la possibilité d’établir une note de frais pour être remboursé par ce dernier. Si vous vous demandez comment fonctionne cette note de frais, nous vous donnons plus de détails ici. 

Qu’est-ce que la note de frais ? 

Rédigée dans la plupart des cas par un salarié, la note de frais est un document qui détaille les différentes dépenses opérées par celui-ci. Ces dépenses peuvent être effectuées pour les besoins de son activité professionnelle ou au profit de son employeur.

 
La note de frais est rédigée en vue d’un remboursement. En d’autres termes, ce document sert de justificatif pour les frais professionnels. Pour bénéficier d’une gestion optimale de votre note de frais, vous pouvez trouver une solution sur https://www.lucca.fr/finance/notes-de-frais/
 

Quelles sont les conditions de remboursement des frais professionnels ?

Tous les différents frais figurant sur la note de frais doivent être en premier lieu liés à l’activité professionnelle du salarié et dans l’intérêt de son employeur. Par ailleurs, il est nécessaire que les dépenses soient proportionnées. De plus, le salarié doit renchérir sa note de frais avec les factures correspondantes aux dépenses figurant sur celui-ci. 

Comment se fait la gestion des notes de frais par un employeur ?

La gestion des notes est encadrée par la loi et a pour objectif de rembourser les frais professionnels d’un employé par son employeur. Ce dernier peut assurer le remboursement par différentes méthodes. Il y a par exemple la méthode de forfait s’il s’agit des frais de déplacement ou d’hébergement. Les employeurs utilisent également la méthode des frais réels. Dans ce cas, l’employeur est amené à rembourser la totalité des frais engagée par le salarié.
Il faut souligner que le remboursement de la note de frais par un employeur est une obligation. Dans la plupart des cas, le remboursement de la note de frais est effectif à la fin du mois et accompagne ainsi le salaire de l’employé.

Sous quelle forme établir une note de frais ?

Chaque entreprise est libre de choisir son modèle de note de frais. Mais généralement, elle est établie sous forme de tableau. Vous pouvez ainsi obtenir aisément la note de frais qui vous convient en utilisant les logiciels de note frais ou application note de frais, ou encore les tableaux Excel par exemple.

Que doit contenir une note de frais ?

La note de frais doit contenir certains éléments capitaux pour sa validation par votre employeur et sa crédibilité face aux contrôleurs de cotisation sociale et de remboursement de frais professionnels. Ainsi, elle doit être la plus détaillée possible. La date, le montant et le type de dépense qui a été opéré doivent être à tout prix consigné sur la note de frais. Pour les frais de repas, le montant de la facture de restaurant et le nom des invités sont des éléments à indiquer sur la note de frais. 
Lorsqu’il s’agit des frais de déplacement, elle doit présenter le nombre de kilomètres qui a été effectué, le motif de déplacement, etc. Enfin, s’il faut calculer les frais d’hébergement, le document doit en mentionner la raison et le lieu.